L'IA au service des activités administratives

Description du projet

La charge de travail croissante et les contraintes budgétaires imposent des gains d’efficience dans les services administratifs, mais le personnel administratif est rarement le bénéficiaire direct de démarches en lien avec l’intelligence artificielle. Pour cela, nous avons demandé aux collaboratrices et collaborateurs d’être les actrices et acteurs de ce projet visant à favoriser l’utilisation de l’IA dans les services administratifs du Rectorat de la HES-SO.

Sept collaborateurs·rices du Rectorat ont testé l'IA pour leurs tâches les plus chronophages et rébarbatives. Après une journée de formation sur l'IA et les prompts, CoPilot M365 et ChatGPT ont été utilisés.

L'IA a permis des gains de temps significatifs en reformulation, rédaction et synthèse de documents, tout en familiarisant davantage les utilisateurs·rices avec l'IA. Les difficultés rencontrées incluent une prise en main de l’outil parfois complexe (CoPilot M365), des résultats peu fiables et des prompts difficiles à calibrer, nécessitant plus de formation. Malgré cela, l'IA est perçue comme prometteuse pour améliorer les processus administratifs.

• Voici un guide de bonnes pratiques pour l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les services administratifs que vous pouvez télécharger ICI.

Statut du projet

Le projet a débuté en avril 2024 et s'est terminé en décembre 2024. Pour plus d'informations, veuillez contacter le chef de projet indiqué dans la section "contact" (à droite de cette page).

Financement

Ce projet a été soutenu, en 2023, par le Guichet permanent sur l'expérimentation numérique du Centre de compétences numériques (CCN) de la HES-SO dans le cadre du projet prioritaire "Enseignement à l'ère du numérique".