Comment déposer vos publications dans ArODES ?
Les trois étapes du dépôt dans ArODES
Pour déposer vos travaux dans ArODES, suivez les trois étapes ci-dessous. Pour toutes questions, vous pouvez contacter de préférence la bibliothèque de votre école ou virginie.keller@hesge.ch du CISO, Centre de l'information scientifique de la HES-SO, qui gère ArODES.
Il est aussi important de bien vous renseigner sur vos droits en matière d'archivage de vos publications.
Conditions préalables
1. Affiliation à la HES-SO
Il est impératif d’être une collaboratrice ou un collaborateur de la HES-SO pour pouvoir déposer ses travaux dans AroDES. Dans toutes vos publications la mention d’appartenance à la HES-SO doit apparaitre comme suit (et selon la langue de votre publication) :
Nom de la haute école, HES-SO Haute école spécialisée de Suisse occidentale
Voir les Directives HES-SO relatives à la déclaration d'affiliation
2. Obtenir l’autorisation des co-autrices et co-auteurs
3. Se renseigner sur vos droits d'archiver dans ArODES
Vous avez l'obligation d'archiver votre publication dans ArODES. Mais attention, le contrat signé avec votre éditeur détermine si l'accès peut être libre ou non. Et si oui, à quelles conditions (délai d'embargo et version de votre publication archivable).
N'hésitez pas à négocier l’autorisation d’archiver votre publication dans ArODES si ce n'était pas le cas. Pour ce faire, une lettre-type (fr, eng, de) est à votre disposition dans la colonne de droite de la page "Quels sont vos droits".
Créer un identifiant numérique ORCID
Il est très fortement recommandé de vous créer un identifiant numérique ORCID. Celui-ci vous distingue de tous les autres chercheuses et chercheurs. Il garantit un lien permanent entre votre identité et vos travaux.
Ce numéro est de plus en plus demandé par les agences de financements de la recherche, tel que le FNS et Horizon 2020.
Si vous vous êtes inscrits auparavant sur une autre plateforme (resarcherID, Scopus Author ID ou CrossRef) il est facile d’importer les informations de ces plateformes vers ORCID.
Obtenir un identifiant ORCID est gratuit et ne vous prendra qu’une minute. Lors de votre inscription, il est très important de mentionner votre juste affiliation, en remplissant la rubrique "Display organization" ainsi:
HES-SO//Haute Ecole Spécialisée de Suisse Occidentale, le nom de votre école.
En remplissant la rubrique "Display state/region", le canton où se situe votre école apparaitra.
Il est aussi très important de cliquer sur "Trusted parties" lorsque vous définissez qui peut voir votre dossier et de mettre la HES-SO comme Trusted partie.
Vous pouvez obtenir cet identifiant en vous inscrivant sur le site d’ORCID.
Envoyer les informations essentielles à votre référent
Vos référents ArODES
La diversité de la HES-SO fait que chaque Haute école a élaboré ses procédures d’archivages dans ArODES. Il est donc important de vous adresser directement au référent de la bibliothèque de votre école.
Merci d'envoyer par mail les quatre informations suivantes à votre référent
1/ La référence complète du document à archiver
La qualité du référencement donne de la crédibilité à votre travail. Elle est de votre responsabilité. Les bibliothécaires ne peuvent pas courir derrière les informations manquantes de chaque document reçu.
Merci donc d'envoyer la référence la plus complète possible à votre référent. Veillez aussi à transmettre votre juste affiliation afin que votre travail soit effectivement valorisé par votre école.L'affiliation s'écrit de la façon suivante (selon les Directives de la HES-SO relatives à la déclaration d’affiliation) :
a) En français : Nom de la haute école, HES-SO Haute école spécialisée de Suisse occidentale.
b) En allemand : Nom de la haute école, HES-SO Fachhochschule Westschweiz.
c) En anglais : Nom de la haute école, HES-SO University of Applied Sciences and Arts Western Switzerland.
Si, en raison des exigences éditoriales, la mention de l’affiliation en toutes lettres n’est pas possible, elle doit être indiquée de la manière suivante : Nom de la haute école, HES-SO.
2/ Autres informations pertinentes
- Si vous avez un identifiant numérique objet (DOI) et/ou personnel (ORCID), veuillez également le transmettre à votre référent.
- Merci d'indiquer les mots-clés qui permettront à votre publication d'être plus facilement trouvée et donc visible.
3/ Le pdf du document
Dans l'idéal, il vous faut envoyer la version éditeur. Mais souvent votre contrat d'édition ne vous le permet pas. Dans ce cas, merci d'envoyer la version post-print.
Vous pouvez aussi archiver une version pre-print si aucune des deux versions précédentes ne peut être mise en open access à terme.
(voir la définition des versions dans la colonne de droite)
4/ Votre contrat de copyright
A l'aide du contrat, les bibliothécaires seront à même d'archiver votre publication en règle avec les dispositions signées: le type d'accès autorisé (restreint ou ouvert); le respect du délai d'embargo; la version autorisée.